การส่งเอกสารจำนวนมาก Bulk Send

วิธีส่งเอกสารไปยังรายชื่อผู้รับจำนวนมาก
MM
Written by Mail Master
Updated 11 months ago

สามารถส่งสำเนาของเอกสารตั้งแต่หนึ่งฉบับขึ้นไปสำหรับการลงนาม ไปยังรายชื่อผู้รับจำนวนมากได้ในคราวเดียว

นี่เป็นคุณสมบัติสำคัญที่สามารถช่วยประหยัดเวลาได้มาก ตัวอย่างเช่น คุณลักษณะนี้อาจมีประโยชน์เมื่อแผนกทรัพยากรบุคคลต้องการเอกสารนโยบายที่อัปเดต ซึ่งลงนามโดยพนักงานทุกคนในองค์กร หรือเมื่อผู้จัดงานจำเป็นต้องได้รับแบบฟอร์มยินยอมที่ลงนามโดยผู้เข้าร่วมทั้งหมด

 

Step1

วิธีส่งเอกสารไปยังรายชื่อผู้รับจำนวนมาก

หลังจากที่คุณอัปโหลดหรือนำเข้าเอกสารของคุณในหน้า Send for signatures  

หรือใน  popup  Send template 

ให้เลือก Add Bulk Recipients ภายใต้ Add recipients

Step2

อัปโหลดไฟล์ CSV (ไฟล์ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค) ซึ่งมีรายละเอียดที่จำเป็นของผู้รับเป็นกลุ่ม

คลิกที่ Upload และเลือกนำเข้าไฟล์ CSV.

*ไฟล์ CSV ต้องมีผู้รับอย่างน้อยสองคน และสามารถมีผู้รับได้สูงสุด 600 คน

 

Step3

ป้ายชื่อคอลัมน์ต่อไปนี้สามารถใช้เพื่อเพิ่มรายละเอียดผู้รับและค่าที่กำหนดไว้ล่วงหน้าในไฟล์ CSV ของคุณได้

ผู้รับอีเมล (จำเป็น) ใต้คอลัมน์นี้ ให้เพิ่มที่อยู่อีเมลของผู้รับที่ต้องการส่งสำเนาเอกสารจำนวนมาก

ชื่อผู้รับ (บังคับ) ต้องเพิ่มชื่อผู้รับที่ตรงกับที่อยู่อีเมลในคอลัมน์นี้

private_notes (ไม่บังคับ) สามารถเพิ่มข้อความส่วนตัวที่เกี่ยวข้องกับผู้รับแต่ละรายในคอลัมน์นี้ได้ ซึ่งไม่รวมอยู่ใน CSV ตัวอย่าง คุณต้องสร้างคอลัมน์ใหม่ด้วยป้ายกำกับที่กำหนด

ตัวอย่างลักษณะของไฟล์ CSV เมื่อเพิ่มรายละเอียดผู้รับเหล่านี้ทั้งหมดแล้ว:

Step4

เมื่อคุณเพิ่มไฟล์ CSV แล้ว นี่คือหน้าต่างที่คุณสามารถตรวจสอบรายละเอียดผู้รับได้

จากนั้นกด Import

Step5

เมื่อเพิ่มรายชื่อผู้รับจำนวนมากแล้ว รายชื่อนั้นจะแสดงเป็นแถวเดียวใต้  Add recipients คุณยังสามารถเพิ่มผู้รับเพิ่มเติม (ถ้ามี) เพื่อลงนามในเอกสาร กำหนดค่าการรับรองความถูกต้อง และการ แจ้งเตือน แล้วคลิก Continue

จากนั้นสามารถทำตามขั้นตอนส่งเอกสารได้เลย

วิธีติดตามสถานะของเอกสารที่ส่งถึงผู้รับจำนวนมาก:  

Step6

ไปที่ Setting ในบานหน้าต่างนำทางด้านซ้าย แล้วคลิก Bulk send จากดร็อปดาวน์

Step7

คลิกที่ เอกสาร ที่คุณต้องการติดตามจากรายการเอกสารที่แสดง และดูสถานะการลงนามของผู้รับแต่ละรายจากรายการจำนวนมาก

Step8

เมื่อคลิกเพื่อเรียกดูเอกสาร จะสามารถตรวจสอบรายละเอียดต่างๆ ได้
รวมถึงการตรวจสอบสถานะเอกสาร

Did this answer your question?